Não há tempo suficiente? Essas oito dicas de gerenciamento de tempo ajudarão você a aproveitar ao máximo o seu dia.
Os engenheiros são hábeis em usar ferramentas que maximizam sua eficiência, produtividade e desempenho para cumprir prazos difíceis. No entanto, quando a gerência decide fazer mais com menos, isso pode significar carregar a equipe com mais projetos, criar pressão de tempo adicional e tornar mais difícil (e mais estressante) o cumprimento dos prazos.
Se tivéssemos mais tempo.
O tempo é, no entanto, um recurso fixo (e precioso) que precisa ser gerenciado com cuidado para otimizar resultados e desempenho. Deseja realizar mais? As oito dicas de gerenciamento de tempo abaixo ajudarão você a aproveitar ao máximo o seu dia.
1. Aprenda a delegar (pare de microgerenciar). Uma das ferramentas de gerenciamento mais poderosas disponíveis é a capacidade de delegar. É impossível controlar todos os processos e estar em todo lugar o tempo todo. Delegue responsabilidades a membros qualificados da sua equipe – isso permite que eles desenvolvam habilidades importantes e se sintam empoderados como membros da equipe. Quanto mais você delegar, menos preocupante se torna. À medida que sua equipe assume essas responsabilidades adicionais, você pode se concentrar no grande pensamento do próximo projeto.
2. Aplique a regra 80/20. Segundo o Princípio de Pareto, 20% das ações geram 80% dos resultados. No contexto do gerenciamento de tempo, isso significa que 80% dos seus resultados são gerados por apenas 20% das suas ações. Portanto, concentre-se nas tarefas mais importantes (os 20%) e delegue as 80% restantes (menos importantes) das tarefas aos subordinados.
3. Diga (ou solicite) “não” com mais frequência. Aprender a dizer “não” pode ser difícil, especialmente se você não é o chefe. No entanto, se a carga de trabalho for muito alta ou as prioridades forem desequilibradas ou os prazos precisarem ser ajustados, explique aos supervisores por que é importante recusar sua solicitação. Freqüentemente, isso resultará na obtenção dos ajustes de tempo necessários ou de mais pessoal para ajudar no projeto. Isso permite que você passe para a próxima tarefa na lista dos 20% de ações.
4. Acompanhe seu tempo. Você realmente sabe o quanto você é produtivo durante a semana? O tempo de rastreamento é muito eficaz para medir quanto tempo é gasto em várias atividades durante o dia. TSheets by Quickbooks, RescueTime, Toggl e Calendar são ferramentas fáceis de usar que permitem a você entrar e sair de várias tarefas. Relatórios em tempo real podem ser gerados a partir dos dados que mostram como você está gastando tempo e onde os ajustes são necessários.
5. Organize-se. O americano médio passa 2,5 dias por ano procurando itens extraviados. O truque para não fazer isso no trabalho está se organizando e aderindo a ele. A estratégia enxuta simples, mas poderosa do 5S podem ser aplicados ao espaço de trabalho – os cinco Ss são classificados, ordenados, brilhos, padronizados e sustentados. Manter tudo organizado e à mão poupará seu tempo quando você mais precisar, por exemplo, quando o relógio estiver passando nas mudanças de design.
6. Invista em ferramentas de gerenciamento. Assim como os engenheiros contam com as ferramentas certas para concluir seus projetos, o mesmo pode ser feito para o gerenciamento de tempo. As ferramentas de software de gerenciamento de projetos fornecem um hub para informações e comunicação do projeto, o que economiza tempo para gerentes de projetos e membros da equipe. As tarefas podem ser priorizadas e automatizadas, fornecendo total transparência do projeto, em tempo real. Isso reduz a necessidade de reuniões demoradas. Investir em ferramentas e equipamentos — ou suas versões mais recentes — é fundamental para a eficiência do tempo.
7. Realize reuniões acionáveis. A maioria das reuniões, mesmo quando importantes, são vistas com medo pelos participantes. As ferramentas de compartilhamento de dados e as atualizações computadorizadas de gerenciamento de projetos podem minimizar a necessidade de reuniões; no entanto, quando necessário, prepare uma agenda definitiva, convide apenas o pessoal necessário e envie-lhes o material com antecedência. Encerre a reunião com itens de ação e datas de vencimento.
8. Reveja o seu dia. “ Gaste de 5 a 10 minutos revisando sua lista de tarefas todos os dias antes de sair do escritório”, aconselha a treinadora de liderança em gerenciamento de projetos Susanne Madsen. “Dê um tapinha nas costas se você conseguiu o que queria. Se você acha que o esforço do seu dia foi insuficiente, decida o que você fará de diferente amanhã, a fim de realizar o que precisa. Deixe o escritório animado, determinado a retomar a discussão no dia seguinte.
A integração dessas oito estratégias de economia de tempo no planejamento diário, seja você o líder da equipe ou um membro da equipe, permitirá realizar mais durante o dia, fortalecer os relacionamentos da equipe e permitir que você faça ainda mais trabalho (a menos que tenha dominado como dizer “não”).
Mark Crawford é um escritor de tecnologia com sede no Novo México.
Fonte: ASME