No atual ambiente de trabalho complexo e colaborativo, o verdadeiro desafio é gerenciar não apenas sua carga de trabalho pessoal, mas também a produtividade coletiva. A verdade é que todos temos muito a fazer e muito pouco tempo para realizar. Você saberia como ajudar os membros da sua equipe a planejar, priorizar e agilizar seu trabalho?
“Ajudar sua equipe a gerenciar bem seu tempo é um fator crítico para seu sucesso”, garante Jordan Cohen, especialista em produtividade e diretor sênior de eficácia organizacional, aprendizado e desenvolvimento da Weight Watchers.
Por isso, selecionamos algumas dicas para auxiliar que sua equipe trabalhe de forma produtiva:
Para que sua equipe possa seguir sua liderança com produtividade, o primeiro passo é colocar sua própria rotina em ordem e exibir boas práticas de gerenciamento de atenção. Sim, de atenção! Recentemente, publicamos um post que garante que o gerenciamento do tempo não é uma solução para aumentar a produtividade, você deve gerenciar a sua atenção.
Descreva as principais metas e analise a capacidade de sua equipe de executá-las. Isso vai ajudá-lo(a) a decidir quais pessoas são ideais para cada atividade. Você precisa organizar e ajustar as tarefas na ordem que funciona para você e sua equipe. É seu trabalho estabelecer limites e prioridades.
É importante que, ao definir metas, você faça uma reunião com os membros da equipe para comunicar as prioridades e expectativas de suas atividades. Também seja explícito sobre quanto tempo você espera que as pessoas dediquem a cada tarefa. Descreva o resultado que você está tentando alcançar e permita que cada colaborador defina o melhor caminho para realizar, afinal, não existe uma fórmula-padrão para o gerenciamento de atenção e produtividade.
Conversas com membros da equipe sobre gerenciamento de atenção devem ser periódicas. Pergunte sobre os desafios que os funcionários enfrentam, discuta prioridades, avalie se os objetivos ainda são os mesmos – e se ainda são relevantes -, se precisam de mais recursos e como você pode ajudá-los a alocar seu tempo de forma mais eficaz.
De acordo com Cohen, a Regra de Ouro das reuniões é “garantir que você tenha um propósito claramente definido para cada funcionário”. Envie material de reunião antecipadamente, favorecendo o brainstorm, sem perder tempo com leitura; considere pedir a cada membro da equipe para criar relatórios periódicos das atividades realizadas e prioridades para a semana seguinte, com o objetivo de alinhar a equipe na reunião.
Se sua empresa funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, você deve considerar pausas para sua equipe. Pesquisas mostram que o tempo de folga (tempo de inatividade) agendado melhora a produtividade. Vale ressaltar aqui que se você solicita uma tarefa na sexta-feira à tarde, deixe alinhada a urgência, ou seja, se é necessário que o funcionário trabalhe durante o fim de semana ou se pode esperar até a semana seguinte.
Acompanhar as caixas que transbordam de e-mails e as listas de tarefas pendentes suas e de uma equipe inteira é um desafio, mesmo para os mais eficientes. Portanto, considere a ideia de contar com a ajuda de um coach de gestão.
Para concluir, como gestor, a sua atividade é garantir que a visão estratégica da empresa esteja presente em todas as atividades rotineiras, mas também deverá ser o(a) profissional que evitará expectativas irracionais do restante da organização, garantindo a produtividade da sua equipe.
Fonte: https://hbr.org/2016/01/how-to-boost-your-teams-productivity